本当におすすめな法人向けクラウドストレージ(オンラインストレージ)はこれ!比較ランキングで紹介!

第2位 box(ボックス)

おすすめポイントITに強い企業におすすめ!好みにカスタマイズできる
比較ランキング第2位は、box(ボックス)です。boxはアメリカの企業が提供する法人向けのクラウドストレージです。近年の飛躍的な成長が注目を浴びている企業で、自分好みにカスタマイズできるクラウドストレージが特徴です。

ITに強い企業におすすめな一方、ITが苦手な企業には少々難易度が高いクラウドストレージでもあります。プランによって利用できる機能が限定されてしまうので、全ての機能を網羅しようと思うとかなりの費用が必要になります。

社外のビジネスパートナーとも共有するのか、セキュリティはどこまで強固にすべきなのか、など利用シーンを見極めてプランを検討することが重要です。

カスタマイズ可能な直感的インターフェースが魅力

boxのクラウドストレージの1番の魅力はインターフェースにあります。ファイルを登録したりダウンロードしたり、操作はドラッグ&ドロップで直感的に行うことができます。インターフェースはそれぞれの企業に合わせてカスタマイズすることが可能で、個別にコンテンツレイヤーを構築しなくてもモバイルアプリやカスタムウェブにセキュアなコンテンツマネジメントやコラボレーション機能を搭載できます。

また、boxへアップロードするファイルは一つ一つ細やかに共有設定を定めることができ、例えば公開期限やダウンロードの可否、パスワードや公開メンバーを自由に設定することが可能です。社外の利用者を招待するのは無料となっていて、プロジェクトごとなど目的によって共有フォルダは無制限に作成できます。

boxを使用すればもうメールにファイルを添付する必要はなく、URLを送信するだけで簡単に大容量のデータでも共有することができるのです。ファイルは常に最新のものに自動的に更新されていきますが、過去のファイルのバックアップも保存されているため、誤って上書きしてしまった場合やなんらかの理由でファイルを喪失してしまった場合でもすぐに復元可能。

ビジネスでよく使われる主要な外部サービスとの連携もバッチリで、boxを離れなくともMicrosoft OfficeやDocuSign、Salesforceなどをスムーズに利用できます。1箇所で複数のユーザーが同じファイルを編集できるのはもちろん、編集時にはリアルタイムで通知が受け取れるのでいつも最新の情報を見逃す心配はありません。タスク機能やコメント機能も備わっているため、部下への指示もよりスムーズに行えることでしょう。

スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスと共有可能

そんな豊富な機能が用意されたboxは、もちろんパソコン以外にもスマートフォンやタブレットなど様々なデバイスで使用可能です。写真やビデオなど、スマートフォンやタブレットで取り込んだデータもすぐにboxへアップロードできます。スキャナやパソコンなど、場所に縛られることなく迅速なデータ共有が行えます。

すぐにboxへデータを保存するよう習慣づけていけば、それぞれのデバイスのメモリを圧迫してしまう心配もありません。

boxでログインしているデバイスを紛失してしまったり盗難にあってしまったりしても遠隔操作でユーザーをログアウトし、そのデバイスからデータを完全に削除することができます。

不正アクセスへの対策も十分に行われているため、boxはセキュリティ面でも安心して使用できるクラウドストレージなのです。

利用シーンに応じて選べるプラン

ユーザー1人につき1,800円の「Businessプラン」が1番人気のあるプランで、最小3ユーザーから申し込むことが可能です。ユーザー数の上限はありませんので、社員数が多くなっても大丈夫です。

ストレージの容量は無制限なのが嬉しいポイントで、どれだけサイズの大きいデータでも無制限に保存することが可能です。ただしアップロードできるファイルは5GBまでという制限があるため、それ以上のサイズのファイルを共有・保存したい企業には使いにくいかもしれません。

こちらのプランは主に社内だけでクラウドストレージを利用したい中小企業向けのプランとなっていて、社内でのグループを作って共有ワークスペースへの時間を設けることで、ビジネスの効率化を図ることが可能です。

社内外から企業のブランドが一目でわかるように、boxアカウントはページ上部にロゴを配置するなどのカスタムができるようになっています。

もし社外とのファイル共有の機会が多いのであれば、月額3,000円の「Business Plusプラン」がおすすめ。こちらのプランなら社外とのコラボレータ数が無制限となっていて、グループ外部のビジネスパートナーとより効率的に連携してビジネスを行うことができます。

外部ライセンス料などが必要ないのも嬉しいポイントです。作業を効率化するためのデータ整理と検索の機能が充実しているのもこちらのプランの特徴です。アカウントにはメタデータ機能がついていて、それぞれのコンテンツにタグと情報を加えるだけで、より素早く検索から見つけ出すことが可能です。

そして、さらなるサービスの品質と万全なセキュリティを求めるのであれば、それ以上の「Enterpriseプラン」も用意されています。こちらの価格は公開されていませんので、興味のある人は問い合わせをしてみるといいでしょう。

こちらのプランの1番の魅力は、なんといっても強固なセキュリティにあります。より外部への情報漏洩に注意を払わなければならない企業からこちらのプランは選ばれています。例えば2段階認証やドキュメントへの電子透かしの埋め込み、Device Trsutという不正アクセスを発見する機能などが用意され、アップロードされたデータをしっかり保護してくれます。

自動化されたフローにより認証プロセスを設定して、より仕事の効率を上げることも可能。それぞれの企業がコンプライアンスを適切に守れるよう、HIPAAのような専門的なコンプライアンス機能も数多く用意されています。

boxのデメリットとは

多機能で自分好みにカスタマイズできるクラウドストレージとして知られているboxですが、デメリットとしては操作が難しいことが挙げられます。細やかに設定したりカスタマイズできるのはとても便利ですが、それゆえにある程度ITの知識を持っている企業でなければboxの機能を使いこなすのは難しいでしょう。

操作方法をメールで聞いても、やはりITに強い企業でないと厳しいものがあります。それ以外のデメリットとしては、最低限の「Businessプラン」を選んでしまうと利用できる機能に制限があり不便なことが多いというものがあります。

こちらのプランでは外部コラボレータをグループに所属させることができないため、1ユーザーごとに手作業でフォルダを閲覧・共有する権限を与えていかなければなりません。少人数であればそれほど問題にはなりませんが、人数が多い場合は手作業で管理を行わなければならないため、管理ミスが起きると情報漏洩など大きなトラブルにも発展してしまいます。退職の際も1つ1つの権限を手作業で作業していかなければならないので、ミスがあっては一大事です。

さらにこちらのプランでは外部コラボレータのログも限定された範囲でしか把握することができません。外部との共有が全くないのであれば問題ありませんが、もし社外ともデータを共有したい場合は一気に費用が高くなってしまうと考えておきましょう。

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