本当におすすめな法人向けクラウドストレージ(オンラインストレージ)はこれ!比較ランキングで紹介!

おすすめポイント容量無制限で簡単に共有、他サービスとの連携も魅力的
比較ランキング第5位は、dropbox(ドロップボックス)です。dropboxはアメリカのDropbox, Inc.が展開しているクラウドストレージサービスです。

所定のフォルダへファイルをドラッグ&ドロップすると、そのデータを共有したり同期したりすることが簡単に行えます。より多機能な個人向け&法人向けの有料プランが用意されているのはもちろん、基本的な機能だけであれば個人が無料で使えます。

dropboxの名前を聞いたことがある人も多いでしょうし、もしかするとこの記事を読んでいる人の中には実際にdropboxの無料機能を使用している人もいるのではないでしょうか。個人がファイルの共有程度に使う分には、無料プランでも十分に使い勝手が良くなっています

ドラッグ&ドロップで瞬時にファイルを共有

dropboxの最大のメリットは、ファイルのアップロードや共有方法が非常にシンプルである点です。ドラッグ&ドロップで瞬時にファイルを共有できるのはとても便利で、1度使うとdropboxなしでは仕事をする気持ちになれません。

アップロードのリンクを送るだけで、ファイル形式やサイズに悩むことなく共有でき、重いデータを送信するのに長時間待たなければならない手間もないです。従来であれば大きすぎるデータはUSBやディスクを用いて現実世界で受け渡しが行われることも多かったです。しかしクラウドストレージを活用すれば、デスクの前にいながら何十人、何百人へ向けて瞬時にデータの共有が行えるのです。

dropboxはローカル上のデータをオンラインで同期するというシステムのため、オフラインで編集したい時でもわざわざダウンロードをする必要はありません。これまでと同じように、パソコン上ですぐに編集することができます。

スマートフォンからも閲覧や編集が簡単

スマートフォンでの閲覧や編集が簡単なこともdropboxの魅力です。公式のアプリがリリースされているので、アプリをダウンロードすればパソコンはもちろんスマートフォンからでもファイルを共有したり編集したりすることができます。

容量の大きいデータでも素早く共有できるのが便利なポイントです。誰でも閲覧できるようファイルを公開することができる一方、指定された人だけがフォルダの閲覧・共有できるように公開範囲とパスコードを設定することが可能。ファイルには有効期限をつけることもでき、dropboxを導入すればファイルの共有については他のサービスを利用しなくともdropboxだけで完結できることでしょう。

ビジネスで使用される主要なサービスと連携していることもdropboxの特徴で、Microsoft OfficeをはじめとしGmailやSalesforceなど、使う機会の多いサービスとの連携は非常に便利です。このように、dropboxは利用シーンに応じた活用方法が広く用意されているクラウドストレージなのです。

自動バックアップ機能が便利で容量も無制限

「あれ、共有してあったファイルがなくなっている。誰かが削除してしまったのか…」そんな時でもdropboxなら落ち込むことはありません。dropboxには自動バックアップ機能が備わっていて、dropboxへ保存されたファイルは瞬時に自動的にクラウド上へ保存されます。

ビジネス向けdropboxなら無制限で削除済みファイルを復元できるため、他の人が削除してしまったファイルでも簡単に復元することが可能です。さらにそれぞれのファイルの変更履歴も保存されているため、誤ってデータを変更してしまっても復元することが可能です。

ビジネスプランはユーザーが3人以上いる場合に申し込むことができ、月額払いの場合は1人あたり月額1,250円となっています。人数が1人増えるたびにこの料金が加算されていくシステムです。ビジネスプランは容量無制限で利用できるため、日頃からどんなに大きなデータを共有している企業でも容量を気にせずに使用することができます。登録時にユーザーへ与えられるのは1TBとなっていますが、その後は必要に応じて容量を無料で追加できます。

 
【dropbox(ドロップボックス)】の料金について詳しく知りたい

 

まだまだこんなにメリットが!

dropboxにはまだまだ使い勝手のいいポイントがあります。その1つに「個人用アカウントとビジネスアカウントを統合できる」というものがあります。社員の中には個人用アカウントでdropboxを使用している人がいるかもしれません。そんなときにアカウントが混同してしまい面倒になる心配はなく、dropboxなら個人用アカウントからビジネスアカウントへの切り替えは簡単。パソコンはもちろんその他のデバイスでもすぐにアカウントをリンクできます。

そして注目したいのは、dropboxにはさらにビジネスに特化したプランが用意されている点です。これはdropbox enterpriseと呼ばれる大企業向けのビジネスプランで、価格は公開されておらず問い合わせる必要があります。

dropbox enterpriseでは通常のビジネスプランの機能に加えて、スマートフォンなどのモバイルデバイスでも統合的に管理することのできる機能や、エンドユーザーと管理者向けの上級トレーニングの機能などが用意されています。

その他にもファイルリクエスト機能というものが備わっていて、これは複数の企業へ見積もりを依頼した際に有効な機能です。メールで1件ずつ見積もりを受け取ると、それぞれの企業から送られてきた見積書は自分で整理しなければなりません。しかしdropboxのファイルリクエスト機能なら1つのフォルダへ各社が見積書を共有していくことが可能であるため、整理する手間が省けます。これはdropboxのユーザーでない企業に対してもリクエストすることができ、活用シーンも多くなるでしょう。

ブラウザやスマートフォンのアプリからdropboxのファイルを閲覧するときには、コメント機能を活用することができます。コメント機能では修正すべきポイントをまとめたり質問をしたり、ファイルを共有している人全員がその場所で情報を把握することが可能です。ブラウザやスマートフォンアプリならプレビュー機能もついているので、Microsoft OfficeやAdobe Illustratorのファイルでも専用アプリを使わずに閲覧できます。

高度な管理ができるからこそ操作が難しい

dropboxのビジネスプランでは、より高度な管理を行うことができます。社員が個人でdropboxを使用していると、企業側はその社員が誰とフォルダを共有しているのかなどを把握することができません。これは企業にとってかなりハイリスクであると言えます。しかしdropboxのビジネスプランならそれぞれのメンバーがファイルを追加したり編集したり、共有したり、などあらゆる行動が記録されています。社内・社外を問わずに誰とフォルダを共有しているかも把握できるため、よりリスクが抑えられています

ただし高度な管理ができるゆえに管理画面は難しい操作が必要となるのがdropboxのデメリットです。内容を問い合わせたくてもサポートはメールまたはチャットのみとなっていて、電話では対応してくれません。難しい管理画面でも自分でしっかり管理できるのであれば、dropboxを選んでみてもいいかもしれません。